Trong thập kỷ qua, sự thống trị của không gian mở trong các văn phòng hiện đại đã trở nên rõ rệt hơn, thay thế các loại hình tổ chức không gian khác. Trong khi không gian mở cải thiện sự tương tác của nhân viên và giảm chi phí bất động sản, nó cũng khiến bạn khó tập trung và tập trung vào công việc hơn, điều này tác động tiêu cực đến năng suất và cuối cùng có thể lớn hơn lợi ích.
Tất nhiên, hầu như bất kỳ văn phòng nào cũng nên có các khu vực giao tiếp cởi mở để tăng tần suất và hiệu quả tương tác của nhân viên và tăng khả năng đổi mới. Tuy nhiên, những khu vực như vậy tạo ra sự giao thoa về thị giác và tiếng ồn trong không gian mở gây cản trở sự tập trung, và công việc đòi hỏi sự tập trung cũng quan trọng như làm việc nhóm. Do đó, cần phải tìm hiểu chính xác điều gì ảnh hưởng đến sự tập trung, cách bạn có thể tránh mất nó và cũng là cách kết hợp thành thạo các khu vực mở với các khu vực để làm việc tập trung.
Mọi người đều biết về vấn đề tiếng ồn và mất tập trung trong không gian mở, nhưng thật không may, ít người quan tâm nghiêm túc đến vấn đề này. Có lẽ vì không thể nhìn thấy âm thanh nên chúng ta đánh giá thấp tầm quan trọng của nó. Ví dụ, nếu một sự cố rò rỉ xảy ra trong văn phòng, mặc dù không phải là một sự cố quá nghiêm trọng, nhân viên có trách nhiệm sẽ ngay lập tức bắt đầu sửa chữa nó. “Rò rỉ” âm thanh có thể gây hại cho văn phòng làm việc, nhưng vì một số lý do mà chúng ta dễ dàng bỏ qua vấn đề này, không giống như thảm ướt.
Theo Trung tâm Nghiên cứu Haworth, trung bình, nhân viên mất 28% thời gian làm việc do mất tập trung trong văn phòng. Do đó, họ phải bắt đầu ngày làm việc sớm hoặc ở lại muộn để hoàn thành mọi công việc đòi hỏi sự im lặng và tập trung. Vấn đề này là xa mới. Nhân viên văn phòng thường cần những nơi để rút lui và tập trung, và thật không may, yếu tố này ít được tính đến nhất trong không gian làm việc mở. Theo thống kê từ cuộc nghiên cứu, hơn một nửa số nhân viên tin rằng khó tập trung trong văn phòng của họ, đó là lý do tại sao họ lãng phí nhiều thời gian.
Ngoài sự lộn xộn về thị giác và ô nhiễm tiếng ồn mà nhân viên phải đối mặt trong các văn phòng không gian mở, họ còn bị ảnh hưởng bởi những thứ gây xao nhãng như email, điện thoại thông minh ồn ào và tin nhắn bật lên. Lượng thông tin dư thừa từ liên lạc di động và Internet liên tục "làm tê liệt" họ, khiến họ có ít thời gian hơn để tập trung vào công việc và giải quyết vấn đề không theo tiêu chuẩn. Bộ não của con người hoạt động giống như cách nó đã làm một nghìn năm trước, nhưng bây giờ chúng ta có tất cả những công nghệ này, và sinh học của chúng ta không bắt kịp với sự phát triển của chúng. Quá tải thông tin nhanh chóng trở thành một xu hướng tiêu cực lớn trên thị trường vốn nhân lực.
Mất tập trung
Trong khi thực hiện một nhiệm vụ, một người có thể tập trung theo cách mà anh ta sẽ chỉ nhận thức được thông tin mà anh ta coi là quan trọng, bỏ qua mọi thứ khác. Đây là một khả năng đáng kinh ngạc của bộ não con người. Tuy nhiên, khi nhiều sự phân tâm xuất hiện, sự chú ý thường chuyển từ nhiệm vụ đang làm sang việc ít quan trọng hơn.
Điều quan trọng cần lưu ý là sự phân tâm có thể được chia thành hai loại: bên trong và bên ngoài. Và theo nghiên cứu, trung bình phải mất 23 phút để nhân viên tái tập trung và quay trở lại công việc bị gián đoạn bởi những phiền nhiễu bên ngoài. Điều thú vị là khi làm như vậy, họ tập trung vào ít nhất hai nhiệm vụ khác trước khi quay lại công việc mà họ đã làm trước đó.
Các yếu tố bên trong, như một quy luật, là những suy nghĩ hoặc trải nghiệm cá nhân không liên quan trực tiếp đến công việc, ví dụ, ăn gì vào bữa trưa hoặc những thứ còn lại cho buổi tối. Trở lại với công việc, bị phân tâm bởi các yếu tố bên trong, hóa ra có phần khó khăn hơn, và mất khoảng 30-35 phút. Do đó, chúng ta tốn khá nhiều nỗ lực nhận thức để kiểm soát những suy nghĩ gây mất tập trung của chính mình. Vì vậy, điều quan trọng là phải giảm thiểu tác động của các yếu tố bên ngoài - xét cho cùng, càng cần phải nỗ lực nhiều hơn để đối phó với các yếu tố bên ngoài, một người thường sẽ bị phân tâm và càng lãng phí thời gian.
Đa nhiệm càng nhiều, hiệu quả càng giảm
Bộ não con người không có khả năng xử lý thông tin giống như máy tính, nó có thể thực hiện một số quá trình cùng một lúc. Mọi người có xu hướng nhiều hơn trong một chuỗi hành động. Khi chúng ta cố gắng hoàn thành hai hoặc nhiều nhiệm vụ, chúng ta thường cảm thấy như thể chúng ta đang làm tất cả cùng một lúc. Trong thực tế, chuyển đổi giữa các nhiệm vụ, chúng ta lãng phí rất nhiều thời gian, và thời gian hoàn thành chúng càng lâu, chúng ta càng mất tập trung và càng mắc nhiều sai lầm. Nhiều người thậm chí còn coi đa nhiệm là một dạng khác của sự phân tâm, vì nhiều nhiệm vụ có xu hướng phân tán sự chú ý giữa chúng.
Ví dụ, chúng ta có nhiệm vụ đổ đầy một vài cốc nước từ một chai nước. Chúng ta không thể lấp đầy chúng cùng một lúc, vì vậy chúng ta có thể lấp đầy chúng hoàn toàn một lúc, hoặc từng chút một, quay trở lại những chiếc cốc rỗng hết lần này đến lần khác. Trong trường hợp đầu tiên, rõ ràng, chúng ta sẽ xử lý nhanh hơn và hiệu quả hơn, trong khi trong trường hợp thứ hai, quá trình này sẽ lâu hơn, trong khi chúng ta có thể đổ nhiều nước hơn qua ly. Và càng nhiều ly, quá trình này sẽ diễn ra càng lâu và chúng ta sẽ đổ càng nhiều nước.
Công nghệ có thể đặc biệt khó khăn khi thực hiện đa nhiệm, bởi vì chúng ta đang ở trong trạng thái chuẩn bị sẵn sàng để bị phân tâm và hầu hết mọi người chỉ đơn giản là không xử lý tốt đa nhiệm. Do đó, bằng cách tập trung vào một hoạt động, chúng tôi làm việc hiệu quả hơn. Đặc biệt là ở trạng thái "chảy".
Tham gia luồng
Dòng chảy là một khái niệm trong tâm lý học được phát triển bởi nhà tâm lý học người Hungary Mihai Csikszentmihalyi vào những năm 1970. Thuật ngữ này đề cập đến trạng thái tinh thần trong đó một người hoàn toàn tham gia vào một hoạt động nhất định, có động lực, tràn đầy năng lượng và thường mất dấu thời gian. Bằng cách này, anh ấy không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn sáng tạo hơn.
Những phiền nhiễu bên ngoài có thể cản trở sự tập trung, nhưng ảnh hưởng ít hoặc không ảnh hưởng đến những người đang ở trạng thái "dòng chảy". Ví dụ, âm nhạc trong văn phòng có thể bị một người coi là xao nhãng và hầu như không bị người khác chú ý, mặc dù cả hai đều tập trung vào cùng một nhiệm vụ. Điều này có thể có nghĩa là chiếc thứ hai đã đi vào trạng thái "flow", trong khi chiếc kia chỉ đang cố gắng thực hiện nó, nhưng các yếu tố bên ngoài đã can thiệp vào nó.
Mặt khác, những kích thích bên ngoài không nhất thiết phải gây xao nhãng mà ngược lại, có thể hữu ích để hoàn thành công việc. Đôi khi cần phải hiểu và đánh giá hoàn cảnh bên ngoài và môi trường. Nhận thức tình huống này có thể hữu ích cho các hoạt động nhất định. Ví dụ, khi lái xe, một người tập trung, trong khi anh ta cần đánh giá các yếu tố tình huống khác nhau: đường, đèn giao thông, những người tham gia giao thông khác.
Công việc văn phòng hiệu quả đòi hỏi cả nhận thức về tình huống và đi vào trạng thái “trôi chảy”. Thật không may, không thể ở cả hai trạng thái cùng một lúc, do đó, nếu tính đến các nhiệm vụ, hoàn cảnh hiện tại và các yếu tố bên trong và bên ngoài, nhân viên phải chuyển đổi giữa chúng. Và không gian văn phòng nên hỗ trợ công việc ở mỗi trạng thái này.
Thiết kế không gian làm việc tập trung
Sự phân tâm sẽ không biến mất, nhưng không gian văn phòng nên giữ cho công việc tập trung hơn là tạo ra những rào cản mới để đạt được trạng thái “trôi chảy”.
Nhu cầu công việc của nhân viên thay đổi trong ngày tùy thuộc vào nhiệm vụ. Ví dụ: trước tiên, bạn cần sắp xếp thư của mình, thực hiện một vài cuộc gọi, sau đó chuẩn bị cho một cuộc họp, thảo luận nhiệm vụ với đồng nghiệp và sau đó chuẩn bị một đề nghị thương mại. Chỉ với cách tiếp cận tích hợp để thiết kế, bạn mới có thể tạo ra một không gian phù hợp cho tất cả các hoạt động được liệt kê.
Cách tiếp cận toàn diện này để tổ chức không gian văn phòng bao gồm năm nguyên tắc: đa dạng, lựa chọn, kiểm soát, công nhận và bổ sung.
Tính đa dạng. Đừng lựa chọn giữa khu vực mở và khu vực riêng tư, bạn cần cung cấp cho nhân viên cả hai, đồng thời cho họ cơ hội lựa chọn không gian thích hợp cho từng nhiệm vụ. Công việc đòi hỏi sự tập trung có thể được thực hiện ở bất kỳ khu vực nào: ai đó cảm thấy thoải mái hơn khi ở trong không gian thoáng đãng với tiếng ồn ào của văn phòng, trong khi ai đó cần hoàn toàn yên lặng ở một nơi vắng vẻ. Điều chính là cả hai loại không gian đều được trình bày trong văn phòng.
Sự lựa chọn. Hãy tin tưởng nhân viên của bạn lựa chọn địa điểm, cách thức và thời gian họ thực hiện công việc của mình. Và bản thân họ sẽ có thể tìm thấy những điều kiện mà họ sẽ làm việc hiệu quả nhất.
Sự kiểm soát. Cung cấp cho nhân viên quyền kiểm soát nơi làm việc của họ. Nếu bạn quyết định mọi thứ cho họ, thì khả năng cao là bạn bị nhầm với sở thích của họ. Ví dụ, bằng cách quyết định loại bỏ nhiễu giữa các nhân viên và cách ly họ khỏi các khu vực chung, các công ty có thể làm suy giảm đáng kể sự tương tác của các đồng nghiệp. Thay vào đó, hãy cung cấp cho nhân viên khả năng điều chỉnh sự riêng tư tại nơi làm việc của họ, tần suất tương tác với đồng nghiệp, cũng như bộ phụ kiện, mức độ ánh sáng, nhiệt độ, v.v. Việc nhận ra rằng họ có thể kiểm soát không gian làm việc của mình có thể bù đắp một số tác động tiêu cực của việc sao nhãng.
Sự công nhận. Đi từ điểm A đến điểm B, sau đó đến điểm C sẽ dễ dàng. Bố cục rõ ràng và đơn giản cho phép mọi người nhanh chóng điều hướng trong không gian và tránh các tình huống khó xử và lãng phí thời gian. Cách bố trí thực sự dễ hiểu cho phép nhân viên hình dung sơ đồ văn phòng, tìm đồng nghiệp trong đó và hiểu mục đích của từng khu vực một cách trực quan. Khi bạn phân định rõ ràng các khu vực chức năng, bạn không làm quá tải quá trình nhận thức của nhân viên với những suy nghĩ không cần thiết, và họ ngay lập tức sẵn sàng hướng năng lượng của mình để hoàn thành nhiệm vụ thay vì cố gắng điều hướng trong không gian.
Bổ sung lực lượng. Cho nhân viên thời gian và không gian để nghỉ giải lao. Khi chúng ta tập trung làm việc trong thời gian dài, nhiều năng lượng sẽ bị tiêu hao và cơ thể nhanh mệt mỏi hơn. Bộ não của chúng ta làm được những điều thực sự đáng kinh ngạc bằng cách cho phép chúng ta tập trung vào một thứ gì đó trong một thời gian dài mà không cần chú ý đến những thứ bị phân tâm. Do đó, việc "nạp năng lượng" sau khi hoạt động như vậy chỉ đơn giản là cần thiết. Một lựa chọn để nạp lại năng lượng cho bạn là thưởng thức khung cảnh từ cửa sổ trong khi tạm nghỉ làm việc, và bất kỳ công ty nào cũng nên cung cấp cơ hội này. Bạn cũng có thể nghỉ giải lao trong ngày để ăn nhẹ hoặc trò chuyện với đồng nghiệp trong những khu vực thân mật. Một hoặc hai lần nghỉ giải lao dài hơn, chẳng hạn như đi đến phòng tập thể dục hoặc đi bộ bên ngoài văn phòng, có thể cung cấp năng lượng tăng cường cần thiết cho một phiên làm việc dài hơn. Điều quan trọng là phải cung cấp cho nhân viên những lựa chọn này để họ luôn tràn đầy năng lượng để làm việc tập trung.
Vấn đề tập trung trong các văn phòng Nga
Denis Chernichkin, Giám đốc của Haworth Business Interiors, đã đưa ra nhận xét của mình về nghiên cứu này và liên hệ chúng với thực tế của Nga.
“Vấn đề tập trung trong các không gian mở ở Nga cấp bách không kém ở phương Tây. Tôi thậm chí sẽ nói rằng vấn đề thậm chí còn nghiêm trọng hơn. Thực tế là, ví dụ, các công ty Mỹ, phần lớn, đang di chuyển khá cẩn thận sang không gian mở và chỉ sử dụng nó cho các bộ phận hoặc khu vực cụ thể. Tại các văn phòng Nga, quá trình chuyển đổi này trở nên sắc nét và dễ hiểu hơn, mà không tính đến các hoạt động cụ thể của nhân viên và phong cách làm việc của họ. Hơn nữa, thường trong vô số hàng "ghế dài" đơn điệu thực tế không có sự phân định hoặc rào cản âm thanh nào. Tại sao tiếng ồn và các yếu tố gây xao nhãng khác lại đạt đến mức quan trọng. Điều này được xác nhận bởi nghiên cứu của chúng tôi về Ideation tại các văn phòng Nga, kết quả là chúng tôi liên tục nhận được xác nhận rằng ở hầu hết mọi công ty, lời phàn nàn chính của nhân viên là thiếu sự riêng tư và không có khả năng tập trung.
Để nhân viên tập trung vào nhiệm vụ của họ, không gian làm việc cần cung cấp các khu vực được xác định rõ ràng để làm việc nhóm, cá nhân và tập trung. Các khu vực này không nên cạnh tranh, mà bổ sung cho nhau. Sự đa dạng và sẵn có hơn của không gian này hoặc không gian kia cho phép nhân viên sử dụng môi trường phù hợp nhất cho công việc hiện tại và cho phép họ không làm mất lòng hàng xóm, cũng như giảm bớt sự đơn điệu nhàm chán của việc lặp lại các hàng không gian mở, cải thiện sự thoải mái về âm thanh.
Và tất nhiên, việc đào tạo nhân viên về cách sử dụng không gian đúng cách là vô cùng quan trọng. Cần để mọi người tham gia vào quá trình thay đổi ngay từ đầu, vì việc thực hiện các ý tưởng nhận được thông qua giao tiếp với đồng nghiệp sẽ dễ dàng hơn nhiều và không áp đặt người khác. Các công ty cần củng cố hành vi mới thông qua một chiến lược thay đổi rõ ràng, giao tiếp và đào tạo. Trong trường hợp này, họ sẽ không gặp phải sự phản kháng từ nhân viên và hiệu quả của các sáng kiến sẽ càng cao càng tốt. Dựa trên nghiên cứu của Haworth
