Trước hết, cần tìm hiểu những ý tưởng mới được sinh ra trong điều kiện nào và quá trình sáng tạo hoạt động như thế nào trên quan điểm của bộ não con người. Điều quan trọng là phải hiểu rằng sự sáng tạo không phải là một năng khiếu, mà là một kỹ năng có thể được phát triển. Người ta vẫn tin rằng không phải bán cầu não phải chịu trách nhiệm, mà là toàn bộ não, do đó, môi trường làm việc sẽ hỗ trợ toàn bộ chuỗi quá trình suy nghĩ, chứ không phải một số bộ phận riêng biệt.
Có 4 giai đoạn của quá trình sáng tạo: chuẩn bị (thu thập thông tin và đạt được kiến thức mới), cân nhắc (hình thành kết nối giữa kiến thức hiện tại và thông tin mới), hiểu biết sâu sắc (sự xuất hiện của một ý tưởng mới) và xác minh (thử nghiệm ý tưởng trên những người khác).
Quá trình này diễn ra theo chu kỳ, nghĩa là, do kết quả của việc xác minh, chúng tôi nhận được phản hồi, trên cơ sở đó, chúng tôi tạo ra các ý tưởng mới và đánh giá chúng cho đến khi những ý tưởng này được hình thành và thử nghiệm đầy đủ. Nếu không dành thời gian thích hợp cho từng giai đoạn này, chúng ta sẽ không có được một ý tưởng sáng tạo hiệu quả.
Theo thời gian, quá trình này diễn ra tự nhiên hơn, đặc biệt là khi chúng ta nâng cao kiến thức và kỹ năng của mình, tuân theo thói quen làm việc đúng đắn và hiểu cách kết hợp những ý tưởng mới và chọn lọc những ý tưởng tốt nhất. Điều đáng chú ý là những người có kiến thức sâu rộng về nhiều vấn đề thường có nhiều ý tưởng mới hơn. Thông qua sự tò mò của họ, họ phát triển một sự cởi mở với những trải nghiệm mới, điều này có liên quan mật thiết đến sự sáng tạo. Sự hiểu biết sâu sắc của họ về các môn học khác nhau cung cấp thêm “nguyên liệu thô” cho những kết nối mới giữa kiến thức, dẫn đến những ý tưởng mới.
Tư duy hội tụ và phân kỳ
Có 2 kiểu tư duy - hội tụ và phân kỳ. Người đầu tiên chịu trách nhiệm tìm câu trả lời trực tiếp cho một câu hỏi cụ thể, đòi hỏi kiến thức về các sự kiện và phương pháp đã học trước đó. Và tư duy phân kỳ là quá trình sáng tạo đưa ra giải pháp, tạo ra những ý tưởng mới.
Tư duy hội tụ chịu trách nhiệm cho hai giai đoạn của quá trình sáng tạo - xác minh và chuẩn bị. Tại thời điểm này, chúng ta đồng hóa thông tin mới, vì vậy khả năng tập trung là rất quan trọng đối với kiểu tư duy này. Khi môi trường mang theo nhiều yếu tố gây xao nhãng, chúng ta phải dành nhiều nỗ lực nhận thức hơn để kiểm soát sự chú ý của mình và với nguồn lực nhận thức hạn chế của mình, nên có những khu vực gần nơi làm việc để nghỉ ngơi và hồi phục.
Sự phân tâm cũng có thể là nội tại, khi cảm xúc của chính chúng ta cản trở. Các thí nghiệm cho thấy, bị kích động hoặc căng thẳng quá mức, năng suất làm việc bị giảm sút rõ rệt khi thực hiện những công việc cấp bách, đòi hỏi sự tập trung cao độ. Đồng thời, sự thiếu vắng cảm xúc nói chung, tức là sự buồn chán, cũng ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc, vì ở trạng thái này, chúng ta không thể giữ được sự chú ý trong một thời gian dài. Ví dụ, trong các cuộc họp, suy nghĩ của chúng ta thường đi theo hướng khác, nếu chủ đề không thú vị. Vì vậy, đối với công việc tập trung, điều quan trọng là bản thân các nhiệm vụ phải vui vẻ và đầy thử thách, nhưng đồng thời cũng có thể thực hiện được.
Ngược lại, đối với các nhiệm vụ liên quan đến tư duy khác biệt, các kích thích bên ngoài có thể hữu ích. Các giai đoạn cân nhắc và thấu hiểu ít được chú trọng hơn, và chúng ta càng hướng sự chú ý vào những thứ khác nhau, thì khả năng kết nối mới sẽ xuất hiện trong đầu chúng ta, hình thành nên một ý tưởng mới. Đó là, tư duy phân kỳ đòi hỏi các khu vực có mức độ riêng tư tối thiểu, thiết kế sáng sủa, tầm nhìn thoáng đãng từ cửa sổ và các đối tượng truyền cảm hứng giúp kích thích trí tưởng tượng và thường bị phân tâm hơn, mặc dù thực tế là điều này có vẻ phản tác dụng.
Các chiến lược gia của Haworth Ideation Group chỉ ra rằng sự nhàm chán cản trở công việc bình thường, tập trung có thể giúp bạn nảy sinh những ý tưởng mới. Các nghiên cứu cho thấy rằng khi chúng ta thoải mái hơn, suy nghĩ về điều gì đó bị phân tâm hoặc tham gia vào các hoạt động thường ngày, bộ não của chúng ta sẽ cân nhắc các lựa chọn khác nhau để giải quyết vấn đề và tìm kiếm các kết nối phù hợp, hình thành ý tưởng mới. Do đó, cái nhìn sâu sắc thường đến đột ngột khi chúng ta làm điều gì đó một cách vô thức, ví dụ, chúng ta đang lái xe trên các phương tiện giao thông công cộng hoặc đi bộ xuống phố.
Hiểu được quy trình này, nhiều công ty đã tạo ra những nơi đặc biệt mà ở đó mọi người có thể bị phân tâm khỏi công việc và thay đổi nhanh các hoạt động, để bộ não đang nghiên cứu những ý tưởng mới vào lúc này. Ví dụ, đây có thể là một khu vui chơi hoặc một phòng tập thể dục. Biết được sở thích của nhân viên giúp bạn dễ dàng tạo ra không gian phù hợp cho họ, nếu không sẽ có nguy cơ đưa ra các giải pháp mà không ai sử dụng.
Thật không may, nhu cầu tạo các khu vực khác nhau không phải lúc nào cũng được tính đến và thường kiểu bố trí giống nhau phổ biến trong các văn phòng - đây là không gian mở hoàn toàn thuộc kiểu không gian mở, hoặc hệ thống tủ với các thanh chắn cao. Để tạo ra một môi trường thuận lợi cho sự đổi mới, cần phải duy trì sự cân bằng giữa không gian mở và không gian đóng, cũng như cố gắng tạo ra nhiều khu vực chức năng để mỗi nhân viên có thể tìm thấy vị trí tối ưu cho mình, nơi họ có thể bổ sung năng lượng. một nhiệm vụ hoặc làm những việc phân tâm để bắt lấy cảm hứng. …
Khi văn phòng có các khu vực dành cho cả tư duy hội tụ và phân kỳ, nhân viên có thể trải qua tất cả các giai đoạn của quá trình sáng tạo, luân phiên chuyển đổi giữa các chế độ này. Các chuyên gia của Haworth Ideation Group cho rằng mỗi người có một tần số chuyển mạch khác nhau và phụ thuộc vào một số thông số: anh ta có thể tập trung tốt như thế nào, thời gian anh ta cần để nghỉ ngơi và phục hồi năng lượng, lượng kiến thức anh ta đã có, nhu cầu bổ sung kiến thức và các giai đoạn hiện tại của quá trình sáng tạo.
Theo nghiên cứu, trung bình 10% nhân viên làm việc hiệu quả nhất được nghỉ ngơi 15 phút sau mỗi giờ làm việc tập trung. Việc chuyển đổi giữa các chế độ có thể xảy ra với các tần số khác nhau, đôi khi nhanh đến mức không thể xác định được một người đang ở chế độ nào. Chúng tôi tiếp thu thông tin, đưa ra các ý tưởng mới và ngay lập tức tinh chỉnh chúng - và tất cả những điều này mà không cần áp dụng các nỗ lực bổ sung. Ở trạng thái này, chúng ta tập trung hết mức có thể, trong khi các nỗ lực nhận thức không được dành cho việc duy trì sự tập trung mà thay vào đó là dành cho việc tìm kiếm các ý tưởng và giải pháp mới. Do đó, chúng tôi tham gia vào tư duy hội tụ và phân kỳ cùng một lúc. Đồng thời, chúng ta không theo dõi được thời gian, nhưng chúng ta đạt được mức năng suất tối đa. Trạng thái này, được gọi là “dòng chảy”, không dễ để đạt được, nhưng với các kỹ năng, thái độ và động lực phù hợp, và một môi trường làm việc thích hợp hỗ trợ tất cả các điều kiện và loại hoạt động cần thiết, bạn sẽ dễ dàng đạt được hơn nhiều.
Làm việc theo nhóm
Để bổ sung cho các ý tưởng của chúng tôi và kiểm tra tính hữu ích và độc đáo của chúng, chúng tôi cần phải tương tác với những người khác. Tức là, quá trình sáng tạo không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn ảnh hưởng đến tinh thần đồng đội, trong đó kiến thức được trao đổi.
Để làm việc nhóm sáng tạo thành công, tất cả những người tham gia trong quá trình này phải quen biết với nhau, có kinh nghiệm giao tiếp, ký ức chung và lịch sử các mối quan hệ. Giao tiếp cởi mở hơn giữa các cá nhân và mối quan hệ tốt giữa các đồng nghiệp khuyến khích việc thể hiện suy nghĩ và ý tưởng một cách dễ dàng và thẳng thắn. Nhân viên không ngại thảo luận và đánh giá trung thực các đề xuất, cũng như đáp lại những lời chỉ trích.
Giao tiếp bí mật có thể bị cản trở bởi văn hóa tổ chức của công ty, trong đó những sai lầm bị lên án và trừng phạt. Trong trường hợp này, người dân không dám chịu trách nhiệm và chủ động. Khi những ý tưởng mới được đánh giá cao trong công ty và những sai lầm được coi là kinh nghiệm bổ ích sau thất bại, nhân viên sẽ không ngại nói những điều mà lẽ ra họ không thể nói ra.
Do đó, việc tạo ra một môi trường sáng tạo hiệu quả không chỉ đòi hỏi các khu vực làm việc theo nhóm, nơi các nhiệm vụ chức năng có thể được giải quyết, mà còn cả các không gian xã hội thúc đẩy giao tiếp không chính thức và nâng cao tinh thần đồng đội trong công ty.
Ngoài ra, theo một nghiên cứu của Haworth Ideation Group, khả năng sáng tạo của nhân viên cao nhất ở những công ty hoặc bộ phận mà hệ thống cấp bậc ít rõ ràng hơn. Nghĩa là, để phát triển hiệu quả các đổi mới, người ta nên cố gắng tạo ra các đội nhỏ và nhóm làm việc với cơ cấu quản lý theo chiều ngang tương tác với nhau trong tổ chức, cũng như với các tác nhân bên ngoài, do đó có nhiều tương tác hơn và các kết nối giữa các đối tượng tri thức.
Tổ chức không gian cho quá trình sáng tạo
Khi tạo các khu vực để làm việc tập trung, bạn không chỉ cần đảm bảo sự riêng tư toàn bộ hoặc một phần, mà còn cung cấp cho người dùng cơ hội tùy chỉnh địa điểm cho chính họ và sở thích công việc của họ để sử dụng tối đa các nguồn lực nhận thức. Để làm được điều này, hãy chú ý đến bốn điểm sau.
Đấu kiếm. Bảo vệ khỏi những phiền nhiễu cản trở sự tập trung, bao gồm rào cản thị giác (tường, vách ngăn), cảnh báo thông tin (biển báo không làm phiền) hoặc rào cản âm thanh (tai nghe hoặc khoảng cách đủ với nguồn ồn).
Truy cập thông tin. Cung cấp không gian với các tài liệu kỹ thuật số và vật lý (sách, tạp chí, đồ vật thiết kế) để nhân viên tiếp nhận thông tin mới hoặc làm mới kiến thức hiện có.
Hình dung. Đủ số lượng bề mặt để hiển thị trực quan thông tin, hồ sơ, lập luận và giao tiếp bằng hình ảnh.
Thông tin liên lạc. Giao tiếp thông qua các giải pháp truyền thông hoặc tương tác cá nhân với các đồng nghiệp khác để trao đổi quan điểm về một chủ đề cụ thể.
Với những thuộc tính này, người dùng sẽ có lựa chọn sử dụng công cụ nào và cách thức sử dụng. Ví dụ, tiếp cận thông tin quan trọng hơn đối với công việc cá nhân, trong khi trực quan thường được sử dụng cho thảo luận nhóm.
Không gian để nghỉ ngơi và bổ sung nên cung cấp cho nhân viên sự lựa chọn về địa điểm và thời gian. Một số người thích nghỉ ngắn để nhanh chóng phân tâm, nghỉ ngơi và quay trở lại công việc, những người khác cần nhiều thời gian phục hồi hơn, đòi hỏi các khu vực riêng để nghỉ ngơi cá nhân hoặc nhóm. Việc tổ chức các khu vực này phụ thuộc vào việc nhân viên chọn phương pháp “nạp tiền” nào và họ cần bao nhiêu thời gian để thực hiện việc này. Có tính đến các đặc điểm cá nhân khác nhau của nhân viên, cần cung cấp nhiều khu vực giải trí và tái tạo để mỗi nhân viên tìm thấy nơi thoải mái nhất cho mình.
Người dùng kiểm soát không gian trong các khu vực nghỉ ngơi ít quan trọng hơn nhiều so với các khu vực làm việc tập trung. Nhưng đồng thời, cần cung cấp cho họ các công cụ giao tiếp và trực quan cơ bản, ví dụ, Wi-Fi và bảng trắng, phòng trường hợp có ý tưởng mới mà bạn muốn chia sẻ.
Để không tạo gánh nặng cho nguồn lực nhận thức của nhân viên, vốn hướng đến quá trình sáng tạo tốt hơn, việc điều hướng trong không gian phải đơn giản và trực quan. Điều này không chỉ áp dụng cho những nơi làm việc tập trung hay giải trí mà còn áp dụng cho toàn bộ văn phòng nói chung. Để làm được điều này, mỗi khu được đánh dấu bằng một màu đặc biệt, dòng chữ, đồ họa, yếu tố kiến trúc. Ngoài ra, nhân viên nên hiểu ngay mục đích của một không gian cụ thể và loại hoạt động nào tốt nhất để thực hiện trong đó. Điều này sẽ cho phép bạn không bị phân tâm bởi những suy nghĩ không cần thiết hoặc quá trình tìm kiếm một khu vực thích hợp trong thời gian dài, nhưng sẽ ngay lập tức hướng các nỗ lực nhận thức của bạn theo hướng có tính xây dựng.
Vì vậy, việc tạo ra một môi trường văn phòng để làm việc sáng tạo hiệu quả không chỉ là phát triển một nội thất sáng tạo, đầy cảm hứng. Đây là một quá trình phức tạp, do đó cần phải cung cấp số lượng các khu vực chức năng cần thiết với các mức độ riêng tư và tiện nghi âm thanh khác nhau cho cả công việc cá nhân và nhóm, cũng như nhiều nơi để tái tạo và tập thể giải trí, góp phần nâng cao tinh thần đồng đội của công ty.
