Gần đây, các khái niệm về Agile và Activity Based Working đang ngày càng trở nên phổ biến và nhiều công ty đang xem xét khả năng triển khai chúng tại văn phòng của họ, nhưng đang gặp một số khó khăn nhất định. Ban lãnh đạo thường không thể thực hiện những thay đổi như vậy, họ sợ phải đối mặt với sự không hài lòng của nhân viên và giảm năng suất của họ.
Denis Chernichkin, giám đốc của Haworth Business Interiors, đã nói với chúng tôi về lý do tại sao sự thay đổi trong quan niệm về nội thất văn phòng có thể ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của công ty và những gì cần phải lưu ý để tổ chức không gian hiệu quả nhất có thể.
Những khó khăn chính trong việc thực hiện các dự án như Agile và Activity Based Working là gì?
- Văn phòng thực hiện theo các khái niệm này, trước hết, giả định trước sự hiện diện của nhiều khu vực chức năng khác nhau mà một nhân viên có thể tùy ý lựa chọn, tùy thuộc vào nhiệm vụ và loại hình hoạt động cụ thể. Sự đa dạng này mang lại quyền tự do hành động khi lập kế hoạch cho một văn phòng mà những người chịu trách nhiệm về việc này đôi khi không biết bắt đầu từ đâu, tập trung vào cái gì hoặc hoàn toàn không quyết định về những thay đổi quan trọng, và nếu có, họ không thể hình thành rõ ràng nhiệm vụ và giải thích cho các kiến trúc sư kết quả cần đạt được. Thông thường, các công thức quá trừu tượng, dựa trên cảm tính và xu hướng hơn là các dữ kiện và số liệu thống kê cụ thể. Những mong muốn này khác xa với một nhiệm vụ kỹ thuật có ý nghĩa, có cấu trúc, chất lượng cao, phản ánh các yêu cầu về một không gian hiệu quả ngày nay và trong khoảng cách từ ba đến năm năm đối với một công ty cụ thể. Kết quả có thể không phù hợp với mong đợi của khách hàng.
Thông thường, các công ty, không hiểu chính xác những gì họ muốn nhận được, bắt đầu sao chép ý tưởng của các văn phòng hiện có mà không thích ứng với nhu cầu của riêng họ và thực hiện chúng trong một không gian hoàn toàn khác, trong các điều kiện khác nhau, trong các nhóm khác về cơ bản không sẵn sàng chấp nhận những điều đó. các khái niệm. Kết quả là, điều này dẫn đến giảm năng suất đáng kể.
Mặc dù thực tế là những khó khăn này cố hữu hơn trong quá trình chuyển đổi sang các khái niệm về Làm việc dựa trên hoạt động và Agile, chúng có thể nảy sinh khi tạo ra bất kỳ không gian nào. Tất nhiên, việc tạo ra một văn phòng “không gian mở” tiêu chuẩn sẽ dễ dàng hơn, nơi các giải pháp cùng loại thường được sử dụng, nhưng những khó khăn trong việc hình thành các yêu cầu về không gian hiệu quả cũng nảy sinh trong những trường hợp như vậy.
Làm thế nào để bạn xác định không gian văn phòng hiệu quả?
- Đây là không gian gắn kết mọi người lại với nhau và là nơi họ làm việc năng suất và hiệu quả nhất. Đây là môi trường mà trong đó các nhóm làm việc hoặc các chuyên gia cá nhân có thể phát huy tối đa tiềm năng của họ, khi không gian xung quanh không cản trở họ mà còn giúp ích cho họ. Và vì mỗi nhóm và mỗi chuyên gia có những đặc điểm riêng nên không gian hiệu quả là duy nhất cho mỗi tổ chức cá nhân. Không có kịch bản duy nhất hoặc câu trả lời chính xác, bởi vì rất nhiều phụ thuộc vào mục tiêu của công ty. Hiện tại, đối với một số người, điều quan trọng là phải giảm chi phí, giảm mét vuông cho mỗi người, đối với những người khác - để tạo ra một sản phẩm mới hoặc đưa một công nghệ mới ra thị trường, cho một người nào đó - để tăng sự hài lòng của khách hàng và chất lượng dịch vụ. Đôi khi các nhiệm vụ này xung đột với nhau. Do đó, mỗi công ty phải xác định mục tiêu của mình là gì, tiêu chí thành công và cách đạt được mục tiêu đó, và không gian có thể giúp hoàn thành những nhiệm vụ này như thế nào.
Tôi khuyên bạn nên bắt đầu bằng cách xác định một tham số rất quan trọng - văn hóa tổ chức. Chính cô ấy là người phân biệt các công ty với nhau. Đây là một đặc tính cực kỳ quan trọng thường bị đánh giá thấp trên thị trường của chúng ta, mặc dù tầm quan trọng của nó đã được thế giới công nhận từ lâu. Biết và hiểu văn hóa công ty của bạn giúp bạn dễ dàng xác định không gian mà công ty cần.
Làm thế nào văn hóa có thể liên quan đến không gian?
- Văn hóa ảnh hưởng theo nghĩa đen đến tất cả các khía cạnh hoạt động của tổ chức, bao gồm quản lý, quy trình kinh doanh, sản phẩm được tạo ra, thu hút và giữ chân nhân viên, hệ thống ra quyết định, danh tiếng và nhiều hơn thế nữa. Nó xây dựng cảm giác an toàn, cam kết với công ty và ảnh hưởng đến sự hài lòng và năng suất của nhân viên. Do đó, nó thường được xem như một tài sản chính thức và rất quan trọng của tổ chức.
Thông thường văn hóa trong công ty gắn liền với những thứ trang trọng, chẳng hạn như giá trị công ty, tiêu chuẩn công việc, quy tắc ứng xử - những yếu tố được gọi là hữu hình. Nhưng cũng có những yếu tố vô hình quyết định những quy tắc, thói quen bất thành văn của con người. Trong lĩnh vực này, không gian làm việc cũng đóng một vai trò quan trọng, bao gồm các giải pháp kiến trúc, nội thất và nội thất. Có nghĩa là, không gian làm việc là một phần quan trọng của văn hóa tổ chức và phải tương ứng với nó. Nó giống như một mảnh ghép được lấy từ một tập hợp khác - nó không chỉ không phù hợp với các yếu tố lân cận mà còn phá hỏng toàn bộ bức tranh. Không gian cũng vậy. Theo nhiều cách, nó định hình cách làm việc của một nhân viên, vì vậy nếu không gian không phù hợp với văn hóa hiện tại, mọi người sẽ làm việc chống lại các giá trị của công ty.
Nó chỉ ra rằng nếu bạn chuyển một nhân viên từ văn phòng này sang văn phòng khác mà có thể nhận thấy khác với văn phòng trước đó, anh ta sẽ làm việc khác?
- Chắc chắn. Tất nhiên, sự thay đổi này sẽ không phải lúc nào cũng hào nhoáng, nhưng điểm mấu chốt là loại không gian, các chức năng có sẵn trong đó và văn hóa tổ chức nói chung quyết định cách một người tiếp cận các nhiệm vụ, tương tác với đồng nghiệp và đưa ra quyết định. Rốt cuộc, ngay cả khi chúng ta thường không nghĩ về nó, ảnh hưởng của văn hóa đối với hành vi của chúng ta thực sự rất lớn. Thật đáng để thay đổi địa điểm, và chúng ta đã cư xử khác đi một cách vô thức.
Tôi thích câu nói của Winston Churchill: "Đầu tiên chúng ta xác định hình dạng của các tòa nhà của chúng ta, và sau đó các tòa nhà của chúng ta quyết định hình dạng của hành vi của chúng ta." Và thực sự là như vậy. Lấy ví dụ, để so sánh, hành vi của những người bên ngoài văn phòng - trong một nhà hàng đắt tiền và trong một quán rượu bình thường. Trong trường hợp đầu tiên, chúng tôi cố gắng phù hợp với trình độ - phong cách ăn mặc trang trọng, giọng điệu điềm đạm, thường là một cuộc trò chuyện về các chủ đề trí tuệ. Nhưng hãy tưởng tượng rằng chúng ta đang ở trong một quán rượu - hành vi của chúng ta sẽ tự do và thân mật hơn. Điều tương tự cũng xảy ra ở các văn phòng - không gian ảnh hưởng trực tiếp đến tác phong và phong cách làm việc của nhân viên.
Điều gì sẽ xảy ra nếu nhân viên không thích không gian mà họ làm việc? Điều này sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào?
- Đây là một câu hỏi cực kỳ quan trọng. Sự không hài lòng của nhân viên đối với không gian văn phòng, chẳng hạn như không thể tìm thấy một khu vực chức năng thoải mái phù hợp cho một nhiệm vụ cụ thể, hoặc có nhiều phiền nhiễu gây phiền nhiễu, tạo ra một hiệu ứng tiêu cực đáng kể. Nhưng, thật không may, nhân viên không thể tự mình thay đổi không gian hiện có. Quyền hạn đó thuộc về các chuyên gia chịu trách nhiệm về việc tạo ra nội thất văn phòng, những người phải tính đến các đặc điểm văn hóa của tổ chức để tạo ra một môi trường thoải mái nhất. Hơn nữa, do các loại hoạt động khác nhau của các bộ phận trong một tổ chức, có những cái gọi là văn hóa phụ, cũng phải được tính đến khi thiết kế.
Tất cả chúng ta đều biết rằng kiến trúc của các quốc gia và thành phố khác nhau, phản ánh đặc điểm văn hóa và tạo ra một bầu không khí độc đáo. Trong văn phòng, mọi thứ đều giống nhau - thiết kế và kiến trúc của không gian văn phòng phải phản ánh tính cá nhân của tổ chức và các bộ phận của nó.
Làm thế nào bạn có thể xác định văn hóa tổ chức của mình và hiểu không gian nào phù hợp nhất với nó?
- Nó thực sự khá đơn giản. Có một phân loại dựa trên 25 năm nghiên cứu của các giáo sư Cameron và Quinn của Đại học Michigan được gọi là "Giá trị cạnh tranh". Các nhà khoa học đã xác định được 4 giá trị chi phối trong công ty: Hợp tác, Đối thủ, Sáng tạo và Kiểm soát. Mỗi giá trị được liên kết với một tập hợp các đặc điểm của không gian làm việc để hỗ trợ tối đa cho nó. Đồng nghĩa, mô hình này được nhiều chuyên gia đánh giá là rất hiệu quả và lọt vào top 50 công cụ kinh doanh tốt nhất trong lịch sử theo đánh giá của Financial Times.
Ví dụ, chúng ta hãy xem xét các công ty mà giá trị Kiểm soát chiếm ưu thế. Đối với các tổ chức này, chìa khóa là làm công việc “đúng”. Chúng được đặc trưng bởi một cơ cấu tổ chức rõ ràng, hệ thống phân cấp, kiểm soát chặt chẽ, nhiều quy trình và thủ tục, và sự tương tác chính thức của nhân viên. Thông thường đây là các tập đoàn lớn quan liêu và các cơ quan chính phủ, cũng như các bộ phận tài chính và pháp lý. Không gian trong trường hợp này cần được đặc trưng bởi sự sắp xếp nơi làm việc có trật tự, dễ hiểu, duy trì thứ bậc và trạng thái, được trang bị các vách ngăn cao và các khu vực được chỉ định đặc biệt để tương tác, đúng hơn là các phòng họp riêng biệt. Nơi làm việc thường biệt lập, phân chia cứng nhắc thành các phòng ban gần gũi với sếp, màu sắc bảo thủ thường được sử dụng trong nội thất.
Để so sánh, chúng ta hãy lấy giá trị ngược lại "Creation". Các công ty bị chi phối bởi giá trị này được đặc trưng bởi mong muốn tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ trước tiên, họ tập trung vào sự đổi mới, tư duy vượt trội, với mong muốn trở thành người dẫn đầu thông qua những phát triển mới và phát hành nhanh hơn ra thị trường một đề nghị duy nhất. Loại hình này thường được liên kết với các công ty CNTT cũng như các cơ quan tiếp thị sáng tạo, nhưng trên thực tế, hầu như bất kỳ công ty nào tạo ra sản phẩm của riêng mình đều có giá trị này, đặc biệt nếu nó ở vị trí hàng đầu trong ngành của nó. Đối với những công ty như vậy, điều cực kỳ quan trọng là có thể tổ chức các cuộc thảo luận nhóm, brainstorm, các cuộc họp, chia sẻ ý kiến một cách không chính thức với đồng nghiệp bất cứ lúc nào. Do đó, loại hình tổ chức này đòi hỏi nhiều địa điểm khác nhau cho công việc tập trung cá nhân, cũng như tương tác tập thể và các cuộc họp tự phát, các bề mặt lớn để hiển thị thông tin trực quan, không gian rộng rãi hơn với góc nhìn tốt, vì nó thúc đẩy trí tưởng tượng, phức tạp hơn và bố cục hữu cơ, thiếu tính thống nhất trong thiết kế và lặp lại, các giải pháp nội thất đầy cảm hứng, ít hạn chế hơn và tự do hơn, và nhiều lĩnh vực khác nhau để sáng tạo với âm thanh tốt, bởi vì quá trình sáng tạo rất dễ bị phá hủy.
Nhưng điều quan trọng nhất cần nhớ là mọi công ty luôn kết hợp cả 4 giá trị trên. Theo quy luật, hai trong số chúng chiếm ưu thế, nhưng, trong mọi trường hợp, văn hóa tổ chức của mỗi công ty là sự kết hợp độc đáo của tất cả các giá trị này, được thể hiện theo tỷ lệ nhất định. Do đó, bạn sẽ không thể tìm thấy những công ty có cùng văn hóa. Biết văn hóa tổ chức của riêng bạn, hiểu được sự cân bằng của các giá trị quan trọng, bạn có thể có được ý tưởng rõ ràng về không gian nào là cần thiết cho từng bộ phận cụ thể và toàn công ty.
Làm thế nào chính xác bạn có thể xác định văn hóa trong một công ty?
- Cần có một cách tiếp cận khoa học toàn diện để chẩn đoán rõ ràng về văn hóa tổ chức của công ty và các bộ phận của công ty. Chúng tôi tại HAWORTH có phương pháp luận CultureLENS ™ được cấp bằng sáng chế của riêng mình để thực hiện loại nghiên cứu này. Nhờ công nghệ máy tính, tất cả nhân viên đều có thể tham gia vào nghiên cứu này, trả lời từ xa các câu hỏi để phân tích văn hóa tổ chức hiện tại. Các nhà quản lý hàng đầu trả lời các câu hỏi bổ sung giúp xác định văn hóa tổ chức ưa thích mà họ muốn thấy ở công ty của mình sau 2-3 năm nữa. Tất cả các phản hồi đều được xử lý bằng máy tính, cho phép các chuyên gia và chiến lược gia về không gian văn phòng đưa ra các kết luận và khuyến nghị riêng cho khách hàng. Ví dụ, so sánh văn hóa hiện tại và văn hóa ưa thích có thể giúp bạn hiểu được hướng đi và những thay đổi nào cần thực hiện trong không gian văn phòng để đạt được kết quả mong muốn mà không gây ra sự từ chối và phản kháng từ nhân viên.
Tôi có hiểu đúng rằng kết quả của việc nghiên cứu văn hóa tổ chức làm cơ sở cho các điều khoản tham chiếu cho việc thiết kế văn phòng không? Khách hàng có cần cung cấp thứ gì khác không?
- Đúng vậy, kết quả của nghiên cứu là một báo cáo chi tiết, là một bản tóm tắt thiết kế, một điều khoản tham khảo chi tiết cho việc tạo ra một văn phòng trong tương lai với các ví dụ về các giải pháp không gian sẽ hỗ trợ văn hóa tổ chức ưa thích của công ty được nghiên cứu. Nhưng tôi chỉ nói về một công cụ, mặc dù là một công cụ cơ bản. Ngoài văn hóa tổ chức, điều quan trọng là phải hiểu các đặc điểm cá nhân khác của tổ chức - phong cách làm việc hiện có, kiểu tương tác giữa các bộ phận và nhân viên, số liệu thống kê về việc sử dụng nơi làm việc và địa điểm chung, sự hài lòng của cá nhân với không gian làm việc hiện tại, v.v. Có nghiên cứu bổ sung để giúp các công ty xác định tất cả các tính năng này.
Kết lại, tôi muốn nhấn mạnh một lần nữa rằng mỗi công ty khi thiết kế văn phòng mới hoặc tiến hành cải tạo văn phòng hiện tại đều phải phân tích kỹ lưỡng về bản thân và nhu cầu của mình. Có thể tổ chức này không cần chuyển sang Agile hoặc Activity Based Working. Không ai có nhiệm vụ chạy theo thời trang hay hợp thời trang, trách nhiệm của chúng tôi là tạo ra không gian phù hợp để tăng năng suất, sự hài lòng và cam kết của nhân viên. Xét cho cùng, con người là tài sản chính của bất kỳ công ty nào.
